про архівний підрозділ суду

ЗАТВЕРДЖЕНО:

                                                                                                                   Наказом керівника апарату

                                                                                                                   Селидівського  міського суду

                                                                                                                   від   14   грудня 2012   № 42 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ Селидівського міського суду

Донецької області

Із змінами, внесеними згідно з наказом

керівника апарату Селидівського міського суду Донецької області

від 28 жовтня 2020 року  № 34

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Селидівський міський суд Донецької області (далі – суд) створює архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності суду, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Положення про архів суду розробляється старшим секретарем суду на підставі  Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства  юстиції України від 10.02.2012  № 232/5  погоджується з ЕК архівного відділу Селидівської міської ради  та затверджується керівником апарату суду.

2. Архів є самостійною структурною частиною суду.

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів суду.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов’язків завідуючого архівом визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керівник апарату суду.

6. Основними завданнями архіву є:

   - приймання та зберігання архівних справ та документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

    - контроль  за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах суду;

   - участь у складанні та погодженні  номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

   - ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі – Правила) .

  (Абзац п'ятий пункту 6 із змінами, внесеними згідно з наказом  керівника апарату суду  від 28.10.2020 року № 34).

    - проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

   - створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

   - організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

   - участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

   - вимагати від структурних підрозділів суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

   - повертати структурним підрозділам суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

   - давати структурним підрозділам суду організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

   - запитувати від структурних підрозділів суду;

   - інформувати керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

   - брати участь у нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду завідувача архіву суду призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

   Завідувач архіву призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

   Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами організації визначається керівником апарату суду.

   Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є завідувач архіву .

9. До складу документів архіву входять:

   - документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та документи з особового складу;

 -  аудіовізуальні та електронні документи, створені в суді, або одержані  на законних підставах;

   - друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву ;

   - довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

   Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів суду до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві суду:

   - для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

  - для документів  суду - 5 років;

   - для судових справ, документів з особового складу - 75 років;

  - для електронних документів - 3 роки.

Старший секретар

Селидівського міського суду 

Донецької області                                                         К.В. Єлсукова                           

 ПОГОДЖЕНО:                                                              ПОГОДЖЕНО:     

Протокол засідання ЕК суду                                          Протокол засідання ЕК

                                                                                   архівного відділу відділу

                                                                                   Селидівської міської ради

від « 03 » 12   2012 року №_5__                               від «  04 »  12   2012 року №_4__                             

ЗАТВЕРДЖЕНО:

                                                                                                 Наказ керівника апарату

                                                                                                 Селидівського  міського суду

                                                                                                 від   14   грудня 2012   № 42      

Графік

 передання справ до архіву суду на 2013 рік

     Завідувач архівом  суду                                                     Стахно  Т.С.