про канцелярію суду

                                                                                       ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                      Наказом керівника апарату

                                                                                      Селидівського міського суду

                                                                                      Донецької області

                                                                                      04 серпня 2020 року №  21                                              

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Селидівського міського суду Донецької області

Із змінами і доповненнями, внесеними
 наказами Селидівського міського суду

Донецької області  

від 05 лютого 2021 року № 14

1. Канцелярія Селидівського міського суду Донецької області (далі — канцелярія суду) утворюється відповідно до п.10 ст. 155 Закону України  “Про судоустрій і статус суддів ”.  

2.      Канцелярія суду у своїй діяльності керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції", Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 року № 814, цим Положенням  та іншими нормативно-правовими актами, що регламентують діяльність судових органів.

3. Положення про канцелярію Селидівського міського суду Донецької області  (далі - Положення) розробляється старшим секретарем суду встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії  суду, затверджується наказом керівника апарату суду.

4.    Канцелярія  суду  є структурним підрозділом  суду.

5. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

6. Канцелярія суду виконує такі функції із забезпечення роботи суду:

        здійснює прийом,  реєстрацію та розподіл вхідної  кореспонденції,  що надійшла до суду;

        здійснює ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді;

       забезпечує своєчасне надходження судових справ, матеріалів кримінального провадження та іншої кореспонденції до суддів та працівників апарату суду;

       здійснює реєстрацію, облік та зберігання судових справ, речових доказів;

       здійснює облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав;

       здійснює видачу копій судових рішень, облік та видачу виконавчих документів;

       здійснює своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, контроль за їх виконанням, відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання;

        здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовку відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи;

        здійснює направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій;

        здійснює виконання постанов про помилування;

        здійснює прийом громадян працівниками канцелярії;

       здійснює видачу  судових справ для ознайомлення,  надіслання копій документів із справ, що зберігаються в канцелярії суду  з дозволу голови суду (або головуючого у справі) ;

        забезпечує  своєчасне та якісне складання звітів судової статистики;

        здійснює за дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них;

        здійснює  підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки;

        здійснює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ;

       забезпечує надсилання адресатам в установленому порядку копій судових рішень, а також судових повідомлень, повісток і викликів.

                                                                     (Абзац вісімнадцятий пункту 6 із змінами, внесеними згідно з наказом

                                                                                                                керівника апарату суду  від 05.02.2021  № 14).

7. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату) суду  погоджується головою суду та затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Донецькій  області. 

8. До складу канцелярії входять:

          старший секретар суду ;

          секретарі суду;

          оператор копіювальних та розмножувальних машин;

          кур’єр.

                                                                                 (Абзац п’ятий  пункту 8 із змінами, внесеними згідно з наказом

                                                                                                                керівника апарату суду  від 05.02.2021  № 14).

9.   Канцелярію суду очолює старший секретар суду,  який здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

      Старшому секретарю безпосередньо підпорядковані секретарі суду та оператор копіювальних та розмножувальних машин.

10. 10. Старшого секретаря суду призначає на посаду та звільняє з посади керівник апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

      У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник апарату суду, призначений керівником апарату.

11. Старший секретар суду відповідно до наданих повноважень:

        здійснює керівництво діяльністю  канцелярії суду і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на канцелярію суду;

розподіляє обов’язки між працівниками канцелярії, а в разі службової необхідності здійснює перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень трудової та виконавської дисципліни,                  ведення діловодства, організовує взаємодію з іншими працівниками апарата суду;

організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії суду доручень, наказів і розпоряджень голови суду, його заступника, керівника апарата  суду та його заступника, інформує їх про результати виконаної роботи;

       вносить пропозиції щодо складання номенклатури справ суду;

      вносить пропозиції керівнику апарату суду щодо переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну;

здійснює оцінювання результатів службової діяльності працівників канцелярії суду, які йому безпосередньо підпорядковані;

представляє канцелярію  суду на нарадах, що проводяться в суді та апараті суду;

       за дорученням керівника апарату суду здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду. 

12.    12. Для виконання покладених на канцелярію завдань їй надається право:

         отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків;

         в межах компетенції канцелярії суду, вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації;

         вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

13. Працівники канцелярії несуть персональну відповідальність за достовірність даних первинного обліку, своєчасність їх складання та оформлення.

14. Старший секретар  суду несе відповідальність за організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.